Приказ об утверждении графика отпусков: образец 2024 года
Издание приказа об утверждении графика отпусков является необязательным требованием при составлении очередности отпусков работникам на предприятии. Основным требованием законодательства РФ является график отпусков, утвержденный директором.
В большинстве своем графики отпусков составляются в крупных учреждениях, не терпящих сбоев в технологических процессах, для правильного планирования замен специалистов при уходе их в отпуск.
Файлы для скачивания:
к содержанию ↑Форма приказа
Приказ, с утверждением графика отпусков, считается распорядительным документом, утверждающим алгоритм отдыха работающих лиц на предприятии. Он обязан быть опубликован не позже 2-х недельного срока до конца года (ст. 123 ТК РФ).
График отпусков учитывает следующие виды отдыха:
- Ежегодные оплачиваемые.
- Неиспользованные в прошедшем году.
- Дополнительные отпуска, установленные внутриведомственными нормативными положениями и законодательными нормами РФ.
Форма графика может использоваться рекомендованной Госкомстатом РФ в 2004 году (форма Т-7). В данной форме отображены поля для отображения требуемых сведений. При этом, законодательством разрешается предприятиям разрабатывать свою форму. Тем не менее, кадровые специалисты предпочитают использовать рекомендованную форму.
Составленный график отпусков согласовывается с профкомом (при его наличии). При этом, перед его составлением рекомендуется учитывать запросы работающих лиц, особенно тех, кто обладает установленными законом привилегиями.
К категориям лиц, обладающих привилегиями можно отнести:
- Жен военнослужащих.
- Чернобыльцев.
- Многодетных работников и т.д.
После заполнения графика, он представляется коллективу, после чего издается приказ директора о его утверждении.
Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков?
В законодательстве РФ нет разъяснения о необходимости издания такого приказа. То есть, если приказа об утверждении графика отпусков не будет, то это не будет считаться нарушением. Однако, при отсутствии самого графика, фирма может быть оштрафована за несоблюдение требований законодательных норм.
Заполнение таблицы отпусков рекомендуется осуществлять на стандартной форме Т-7, принятой Госкомстатом РФ в постановлении № 1 от 05.01.2004 года.
График отпусков обязан быть подписан директором компании и согласован с профкомом (при его наличии). Также, обязана быть отображена дата его утверждения.
Поэтому, дополнительный распорядительный документ в виде приказа не относится к обязательному документу. В то же время, согласно общепринятым правилам, руководители предприятий издают такой приказ, придавая составленному графику, как бы, более официальный статус.
При этом, дата издания данного распоряжения обязана соответствовать дате, установленной для ввода в действие графика отпусков, согласно ст. 123 ТК РФ, то есть за 14 дней до завершения года.
Еще одним аргументом в пользу издания такого приказа является то, что в таком распорядительном документе назначается ответственный работник за его исполнение.
Кто составляет приказ?
Приказ, обычно, составляется специалистом отдела кадров, юристом или секретарем. В любом варианте, составлением распорядительных документов обязан заниматься специалист, обладающий соответствующим уровнем навыков для формирования подобных документов и знающим основы ТК РФ.
Оформляется приказ от лица директора предприятия и подписывается только ним.
Когда писать приказ об утверждении графика отпусков?
График отпусков разрабатывается с учетом заявок работающих лиц с таким расчетом, чтобы за 14 дней до конца года он был согласован с профкомом и утвержден директором предприятия.
После подписания директором графика, опубликовывается приказ о его утверждении, в котором обязаны расписаться все работающие лица, засвидетельствовав своей подписью прочтение документа. Это требуется выполнить, чтобы в последствии не допустить конфликтов и споров по срокам отдыха.
График отпусков считается документом, обязательным для исполнения. Правки в графике могут осуществляться лишь по согласованию с работающим лицом.
к содержанию ↑Как составить приказ об утверждении нового графика отпусков в 2024 году?
Как и любой распорядительный документ, приказ, утверждающий график отпусков, не обладает строгим унифицированным шаблоном и может составляться в произвольном стиле или по самостоятельно разработанному образцу.
Независимо от варианта выбора стиля в приказе требуется обозначить следующие данные:
- Название предприятия.
- Наименование документа с присвоением ему номера и краткого обозначения темы (Приказ № ___ об утверждении графика отпусков).
- Место и дата его составления.
- Ссылка на законодательные нормы РФ.
- Далее отображается фраза — «Приказываю:»
- Затем заполняется текст распоряжения, об утверждении графика отпусков, с перечислением лиц ответственных за исполнение распоряжения и создания резервных средств для выплат опускных.
- В завершение отмечается список приложений.
- Приказ подписывается директором, а также лицами, указанными в распоряжении.
После его издания, ответственное лицо обязано собрать подписи всего персонала, для их ознакомления с содержанием документа. Обычно, такой приказ является многостраничным документом, в котором подписи сотрудников проставляются на отдельных листах, которые прикрепляются к приказу в виде приложений.
Подтверждать приказ печатью не требуется. Составлять его можно, как на стандартном листе А4, так или на фирменном бланке предприятия, в одном экземпляре.
Приказ может быть заполнен вручную или набран на компьютере, с дальнейшей распечаткой на принтере.
После завершения его действия документ передается на хранение в архив.
Что отразить в графике отпусков?
При заполнении графика отпусков вначале рекомендуется согласовать время отдыха с работающими лицами, обладающими правом выбора времени отдыха.
К таким категориям лиц относятся:
- Работающие граждане, чьи жены пребывают в отпуске по БИР (ст. 123 ТК РФ).
- Совместители. Данной категории лиц отпуск требуется выделять в тот же период, что и отпуск на основном предприятии (ст. 286 ТК РФ).
- Несовершеннолетние лица (ст. 267 ТК РФ).
- Почетные доноры РФ (пп.1 п. 1 ст. 23 закона № 125-ФЗ).
- Жены военнослужащих, планирующие отдых с мужьями (п. 11 ст. 11 закона № 7б-ФЗ от 27.05.1998).
График отпусков представляет собой таблицу, в которой требуется заполнить все поля. При ее заполнении следует заполнить поля в том числе:
- Название предприятия.
- Номер документа.
- Дата его заполнения.
- На какой год составлен график.
- В обозначенном поле ставится подпись директора, утверждающего график, с расшифровкой его фамилии, и дата утверждения.
- Далее заполняется сама таблица, в которой перечисляются Ф.И.О. всего персонала, с обозначением их должностей и структурных отделов, где они трудятся, а также количество дней отдыха и дату его выделения.
- Заполнение таблица не является сложной. Здесь нужно заполнить колонки таблицы по каждому работающему лицу.
После заполнения таблицы, график подписывается его составителем. Обычно такой график составляет и подписывает кадровый специалист.
Для ознакомления с особенностями составления графика отпусков — рекомендуется просмотреть видео
После подписания графика директором — издается приказ о его утверждении.
Образец заполнения приказа
Скачать
- , doc , doc
Внесение изменений в график отпусков
При изменении даты отпуска, непременно это отмечается в графике отпусков, с обозначением причины изменения.
Любые изменения сроков предоставления отпусков обязаны подтверждаться приказом директора предприятия.
Если работник выразил желание перенести дату начала отдыха или разделить его на части, ему понадобиться направить на имя директора заявление. Если, причина будет уважительной, директором будет издан соответствующий приказ, о переносе отпуска.
Такой же порядок действий осуществляется, если сотрудник отзывается из отпуска администрацией предприятия.
Все изменения отображаются в графике отпусков в соответствующих колонках ф.Т-7:
- Графа 7 – фактическая дата отпуска.
- Графа 8 – реквизиты приказа (при переносе даты отдыха),
- Графа 9 – отображает предполагаемую дату оставшихся дней для отдыха.
- Графа 10 — предназначена для обозначения примечаний, в т.ч. данных об отзыве отпускника.
Сколько времени нужно хранить график отпусков?
Срок сохранности графика отпусков на предприятии определен законодательством РФ, который был изменен с 2020 года приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 года.
Согласно п. 453 данного закона график отпусков обязан хранится на предприятии 3 года после завершения его действия. На основании п. 4.1 Инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019 года, дата начала исчисления срока хранения такого приказа принимается с 1 января года, который следует за годом завершения действия приказа.
Таким образом, график отпусков на 2024 год понадобиться хранить до 1.01.2025 года.
к содержанию ↑Примечание. До 18.12.2020 сроки сохранности документов были установлены приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 года, согласно которому график отпусков хранился продолжительностью до одного года.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков считается нарушением прав работающего персонала. График отпусков контролируется трудовой инспекцией при осуществлении проверок, как плановых, так и неожиданных.
При этом проверяется:
- Правильность составления и учета графика.
- Наличие в нем подписей персонала.
- Наличие заявок о перемещении отпусков, разделения их на части, а также отзыва.
- Сроки составления, утверждения и сохранности графика.
- Своевременность выплат отпускных.
Невзирая на то, что в ТК нет нормативов, регулирующих данный вопрос, компания может подвергнутся административным санкциям за отсутствие графика отпусков на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
Так, согласно п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, при отсутствии графика накладывается штраф:
к содержанию ↑Т-7 График отпусков: образец заполнения
В соответствии с требованиями статьи 123 Трудового кодекса, каждый работодатель должен ежегодно составлять график отпусков. Документ включает сведения об отпускных периодах всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры.
График обязателен для исполнения и работником, и работодателем. Именно в соответствии с ним сотрудники уходят в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Документ должен быть готов не менее чем за 2 недели до конца предыдущего года.
к содержанию ↑Значение документа
График помогает решить сразу несколько задач:
- Распланировать отпускные периоды на следующий год, чтобы не произошло никаких накладок. Например, чтобы все специалисты, выполняющие одинаковые функции, не ушли в отпуск в одно время.
- Заранее позаботиться о подмене работника на период отпуска или передать его функции коллегам.
- Исполнить требования трудового законодательства: вовремя оповестить работника о предстоящем отпуске и выплатить отпускные.
- Держать под контролем вопрос соблюдения сроков отпусков, а также количество неиспользованных дней.
Унифицированная форма Т-7: обязательно ли ее применять?
Для графика отпусков разработана унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Вместе с тем работодатели не обязаны использовать ее в неизменном виде. На основании постановления Государственного комитета РФ по статистике от 24.03.1999 № 20, форму можно доработать.
Также можно разработать собственный шаблон, утвердить его и применять в качестве графика отпусков.
На практике работодатели чаще всего используют унифицированную форму, хотя нередко таблицу дополняют необходимыми графами.
Бланк формы Т-7
На следующем изображении представлено, как выглядит унифицированная форма графика отпусков (Т-7):
График отпусков: пошаговая инструкция
Далее рассмотрим по шагам процесс формирования график отпусков по форме Т-7.
Шаг 1. Заполнение формы Т-7
Форма состоит из заголовка и таблицы, в которой содержится основная информация. Как нужно ее заполнить, смотрите ниже. Активное поле выделено цветом.
В заголовке следует указать такие данные:
В преамбуле формы есть поля для указания реквизитов документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика отпусков, а также для его утверждения. Как их заполнять, покажем позже, когда процесс дойдет до утверждения документа.
В таблице унифицированной формы Т-7 есть 10 колонок:
Остальные графы таблицы на данном этапе не заполняются. Они предназначены для отражения информации, которая появится позже — когда сотрудник уйдет в отпуск или если он будет перенесен.
Шаг 2. Согласование
Трудовое законодательство требует согласовать график отпуска только с профсоюзом — непосредственно с работниками его не согласовывают. Если профсоюз есть, то график согласовывается с ним в порядке, установленном в статье 372 ТК РФ.
Обратите внимание! Сотрудник может подать заявление, в котором просит учесть его желание по поводу периода отпуска. Однако работодатель не обязан его согласовывать.
Утвердить график отпусков можно и в том, случае, если профсоюз против. Однако за последним остается право обжаловать решение руководства в Трудовой инспекции или в суде.
Реквизиты документа, в котором профсоюз выразил свое мнение относительно графика, указываются перед табличной частью формы Т-7:
Шаг 3. Подписание ответственным сотрудником
Итак, график составлен и согласован с профсоюзом. Теперь нужно закончить его оформление и подписать. Подпись ставит руководитель кадровой службы или иной специалист, ответственный за кадровый учет:
Шаг 4. Утверждение руководителем
После подписания график направляется на утверждение руководителю работодателя. Тут возможны два варианта:
- визирование непосредственно в шапке документа;
- создание приказа на утверждение.
В первом случае все просто: в преамбуле графика указывается должность руководителя компании, и он ставит свою подпись (с расшифровкой), а также дату утверждения:
Во втором случае формируется приказ об утверждении графика отпусков. Этот путь иногда выбирают, если требуется дать ответственным лицам дополнительные распоряжения, относящиеся к отпускам в целом и графику в частности. Например:
- специалисту по кадрам — ознакомить сотрудников с графиком;
- бухгалтеру — произвести расчет отпускных и создать резерв денежных средств на их своевременную выплату.
Приказ составляется в произвольной форме — пример можно увидеть ниже. При выборе этого варианта сам график будет являться приложением к приказу.
Приказ об утверждении отпуска — документ необязательный. Форма Т-7, утвержденная указанным выше способом, является самодостаточным документом.
Шаг 5. Ознакомление сотрудников
Закон требует ознакомить работников с информацией о грядущем отпуске не позже, чем за 2 недели до его начала. Но целесообразно сделать это также непосредственно после составления графика.
В стандартной форме Т-7 специальных колонок для ознакомления сотрудников не предусмотрено, однако работодатели могут их добавить. Изменение формы должно быть утверждено приказом или распоряжением руководства.
Целесообразно добавить две колонки — для даты ознакомления и подписи работника.
Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!
Есть и другие способы ознакомить сотрудников с графиком отпусков, например, можно сделать для этого в документе специальный лист.
Готовый график, утвержденный в установленном порядке, а также содержащий отметки об ознакомлении, выглядит так:
Исполнение и изменение графика
Выше упоминалось, что график отпусков обязателен для исполнения. А значит, работник должен пойти в отпуск в соответствии с графиком, а работодатель обязан его в это период отпустить.
Перед отпуском по графику
Многие кадровики привыкли брать с работников заявление об отпуске, однако большого смысла в этом нет. Сотрудник не обязан писать такое заявление, если он идет в отпуск по графику.
А вот работодатель обязан уведомить работника об отпуске, и сделать это не позднее 14 дней до его наступления. Для этого будущему отпускнику направляется письменное уведомление, в котором он должен расписаться.
Перенос отпусков
График отпусков составляется заблаговременно, и нередко требуется его изменить. Трудовой кодекс этого не запрещает, нужно лишь верно это оформить. Изменение графика отпусков может потребоваться по разным причинам, например:
- наняты новые работники, отпуск которых нужно включить в график (они имеют право на отпуск после 6 месяцев работы);
- появилась производственная необходимость перенести отпуск, и работник не стал возражать;
- сотрудник выразил желание перенести отпуск, и работодатель это согласовал;
- потребовалось поменять период отпуска кого-либо из работников, имеющим право на него в удобное время.
Сотрудник, чей отпуск нужно перенести или добавить в график, должен подать работодателю заявление на отпуск. Составляется оно в свободной форме и имеет примерно такой вид:
Руководитель при наличии возможности согласует перенос отпуска и делает об этом отметку на заявлении. Кроме того, создается приказ о внесении изменения в график отпусков.
В нем должна содержаться информация, которую нужно изменить, а также новые данные об отпуске. Далее на основе этого приказа в документ вносятся правки.
В нашем примере нужно отразить изменения в графах 7-10.
Если работник решил не брать отпуск в текущем году, он должен указать в заявлении, что этот период переносится на следующий год. При этом графа 7 таблицы не заполняется.
к содержанию ↑Нюансы составления графика
Далее рассмотрим отдельные моменты предоставления отпусков и составления графика, которые зачастую вызывают вопросы.
Отпуск внешнего совместителя
Статья 286 ТК РФ гласит, что ежегодный отпуск должен предоставляться внешнему совместителю одновременно с отпуском на его основной работе. Из этого можно сделать два вывода:
- отпуск внешнему совместителю положен, а значит, его нужно включать в график;
- планировать этот отпуск нужно на тот же период, когда он предоставляется работнику основным работодателем.
Возникает вопрос: как это осуществить? Очевидно, следует заранее узнать у совместителя, когда запланирован его отпуск по основному месту работы. Как вариант, можно попросить предоставить справку о запланированном отпуске на следующий год.
Но делать этого совместитель не обязан, равно как и работодатель по совместительству не может на этом настаивать. Более того, работник может не знать, когда ему будет предоставлен отпуск на основном месте работы в следующем году, ведь там график может быть еще не готов.
Тем не менее включать отпуск внешнего совместителя в график необходимо. Однако весьма вероятно, что в документ придется вносить изменения.
Возможна и такая ситуация. Отпуск совместителя запланирован на один и тот же период у обоих работодателей, но гражданин подал заявление по основному месту работы о переносе этого срока, и его согласовали. В таком случае перенести отпускной период должен будет и работодатель по совместительству.
Продолжительность отпусков: стандартная и удлиненная
Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). Но некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск. Право на него дается Трудовым кодексом и федеральными законами. Кому положен более длительный отпуск, показано в следующей таблице.
Таблица 1. Кто имеет право на отпуск большей продолжительности
доктора наук — 48 рабочих дней;
кандидаты наук — 36 рабочих дней
Некоторые работники также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, который представляется помимо основного (статья 116 ТК РФ). Какие периоды также нужно отражать в графике. Они полагаются работникам:
- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- имеющим особый характер работы;
- работающим ненормированный день;
- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Нередко сотрудники предпочитают вместо дополнительного отпуска подучить компенсацию. Однако такие отпускные дни все равно нужно включать в график, а затем (если работник предпочтет деньги) отражать это в графике, как показано выше.
Какую продолжительность отпуска указать в графике?
Работник не обязан уходить в отпуск на 28 дней подряд — его можно разделить на несколько частей. При этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. В графике отпуска следует указывать все отпускные периоды каждого работника.
Кто может брать отпуск в удобное время?
Некоторые категории работников имеют право выбирать время отпуска. Согласования с работодателем это не требует. Подробности — в следующей таблице.
Таблица 2. Кто имеет право на отпуск в удобное время
| Категория работников и обстоятельства | Норма закона | Чем подтвердить |
| Несовершеннолетние работники | Ст. 267 ТК РФ | Паспорт |
| Родитель (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет | Ст. 262.1 ТК РФ | Свидетельство о рождении ребенка |
| Беременные — до или после отпуска по беременности и родам |
Сколько хранить график отпусков?
Документы хранятся в соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Для разных документов установлены различные сроки. График отпусков хранится в течение 1 года после того, как он перестанет действовать.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
- Правильность составления и учета графика.
- Наличие в нем подписей персонала.
- Наличие заявок о перемещении отпусков, разделения их на части, а также отзыва.
- Сроки составления, утверждения и сохранности графика.
- Своевременность выплат отпускных.
Приказ об утверждении графика отпусков: образец и бланк на 2024 год
Приказ об утверждении графика отпусков обязательно должен быть оформлен, поскольку без него невозможно определить порядок очередности выхода сотрудников в отпуск. В любой организации (в крупной компании, в ДОУ, в госучреждениях) уход сотрудника в отпуск, а также его замена должны быть продуманы заранее.
Сегодня поговорим об изменениях в ТК РФ, которые касаются составления графика отпусков, а также предоставим образец готового Приказа.
Согласно правилам, графики отпусков в школе или ином образовательном учреждении составлялись в конце календарного года, однако даже эта процедура претерпела изменения из-за возникшей пандемии коронавируса.
к содержанию ↑Приказ об утверждении графика отпусков обязателен или нет?
Если график очередности выхода сотрудников в отпуск не заверен руководителем учреждения, то такой документ не имеет никакой силы. Соответственно, установленные периоды отдыха могут нарушаться как руководством, так и самими работниками.
Сложность также в том, что незаверенный документ может вызвать существенные проблемы при проведении проверки со стороны ГИТ, а его отсутствие и вовсе приведет к наложению штрафа.
Вам также будет интересно:
к содержанию ↑К каким приказам относится Приказ об утверждении графика отпусков, и какие нюансы он предполагает?
Кадровому сотруднику важно знать, к какой форме относится Приказ об утверждении графика отпусков. Некоторые кадровики, секретари и делопроизводители задаются вопросом – это приказ по основной деятельности или личному составу? Согласно законодательству достаточно просто сделать вывод о том, что Приказ об утверждении графика отпусков касается трудовых отношений между работодателем и сотрудниками, то есть относится к документам по личному составу.
В образовательных учреждениях обязанности по составлению графика отпусков несет тот работник, на которого возложена такая функция по решению руководителя (директора).
Составляя график отпусков, следует учитывать ряд нюансов:
Учителя и другие сотрудники, вовлеченные в учебно-воспитательные процессы, не обязаны писать заявление на отпуск. Исключением будет тот случай, когда специалиста приняли на работу после того, как график отпусков уже был утвержден, а пожелания сотрудника не совпадают с установленной очередностью отпусков в учреждении.
Не следует устанавливать одновременные отпуска для сотрудников, которые могут при необходимости заменить друг друга.
Для того чтобы составить график отпусков можно использовать установленную форму Т-7, либо разработать собственный бланк, в котором обязательно должны быть указаны:
- должности работников в соответствии со штатным расписанием;
- ФИО всех сотрудников (в том числе тех, кто находится в декрете/отпуске или работает в качестве совместителя);
- табельный номер соответственно табелю учета рабочего времени;
- количество отпускных дней;
- дата, когда был составлен документ.
Утверждение составленного графика: что следует знать кадровику?
Если в образовательном учреждении существует профсоюзная организация, то график должен был согласован с председателем профсоюза. На эту процедуру отведено 5 рабочих дней.
- Если у председателя профсоюза будут какие-либо замечания относительно проекта документа, то они должны быть учтены перед тем как составить и утвердить итоговый график отпусков.
- Если руководитель организации не согласен с теми замечаниями, которые были предложены, то должен быть найден компромиссный вариант.
Обратите внимание! Длительность отпуска педагогических работников зависит от нескольких факторов, в том числе от типа образовательного учреждения и особенностей здоровья учащихся.
График отпусков представляет собой организационно-распорядительный документ, который относится к первичной документации. Вместе с тем, целесообразно провести ознакомление коллектива с составленным графиком, чтобы избежать потенциальных конфликтов по этому поводу.
Новые правила в составлении графика отпусков:
- График можно скорректировать по соглашению сторон.
- Если педагоги, которые задействованы в организации ГИА и ЕГЭ, не успевают отгулять отпуск до 1 сентября текущего года, то по решению директора они могут быть отозваны из отпуска. Такое возможно исключительно с согласия сотрудника, но при условии, что неиспользованные отпускные дни могут быть реализованы в течение года либо присоединены к следующему году. Если сотрудник вынужден работать в отпуске, то все дни должны быть компенсированы за счет отгулов, подтвержденных соответствующими распорядительными актами.
- В период пандемии неиспользованные дни работник может попросить о замене отпускных дней денежной компенсацией (если потребности педагога и образовательного учреждения совпадают). Данное нововведение не касается сотрудников, для которых предусматривается стандартный (не педагогический) отпуск.
В 2020 году перечень сотрудников, относящихся к льготной категории, был расширен. Это дало право льготникам уйти в отпуск в любое удобное для них время.
При этом сроки подачи соответствующего заявления не установлены, следовательно, работник образовательного учреждения вправе попросить об отпуске в течение учебного года, а руководство школы не может ему в этом отказать. Чтобы избежать проблем, которые связаны с выплатой отпускных в подобных случаях, рекомендуется установить сроки для подачи подобных заявлений на уровне образовательного учреждения.
Следующая
